Een idee is nog geen reservering
Een restaurant dat in de groepschat wordt genoemd, is nog niet geboekt. Markeer het pas als bevestigd wanneer de aanbieder akkoord is. Bewaar naam, adres, tijd, aantal gasten en reserveringsnummer.
Wijs iemand aan die contact houdt met de aanbieder. Een gast kan het restaurant regelen terwijl de organisator het gezamenlijke overzicht bewaakt.
Leg verschillende deadlines vast
De aanbetalingsdatum zegt wanneer je moet betalen; de datum voor definitieve aantallen bepaalt hoeveel plekken blijven staan; de annuleringsdatum geeft aan tot wanneer kosteloos wijzigen kan.
Een restaurant kan bijvoorbeeld op 1 mei een aanbetaling vragen, op 15 mei de aantallen willen weten en kosteloos annuleren tot 10 mei toestaan. Dit zijn slechts voorbeelden: de voorwaarden van de aanbieder zijn leidend.
Koppel betalingen aan deelnemers
Noteer wie werkelijk heeft betaald en wie de kosten deelt. Worden twaalf gasten er tien, pas deelname dan aan voordat je de eindafrekening verdeelt. Een aanbetaling die van de factuur afgaat, tel je niet twee keer.
Bij een buitenlands feest bewaar je het oorspronkelijke bedrag en de afgesproken omrekening. Zo begrijpt iedereen haar aandeel.
Maak een annulering duidelijk
Leg vast of een aanbetaling volledig, deels of niet is teruggekomen. Een beloofde terugbetaling is nog geen ontvangen geld. Werk de actuele planning bij zodat gasten niet naar een geannuleerde activiteit gaan.
Reveli bewaart boekingen en deadlines bij het groepsplan, terwijl persoonlijke reizen en hotels in ieders eigen plan blijven.
Geef een reservering goed over
Laat een reservering niet alleen in het hoofd of de mailbox van één gast bestaan. Wie het restaurant regelt, slaat contactgegevens, reserveringsnummer, afgesproken tijd, aanbetaling en eerstvolgende deadline op. Zo kan een medeorganisator het overnemen als die gast verhinderd is. Deel gevoelige bevestigingsgegevens alleen met mensen die ze nodig hebben.
Loop kort voor het feest alle bevestigingen na. Klopt de locatie nog, is het aantal gasten actueel, wordt de aanbetaling met de eindfactuur verrekend en moet de groep iets meenemen? Controleer bij annulering ook welk bedrag al is teruggestort en welk bedrag nog wordt verwacht. Zet een geannuleerde activiteit niet stilzwijgend tussen de actuele afspraken. Een kort, betrouwbaar overzicht is waardevoller dan een uitgebreid schema met oude informatie.
Verder plannen: Kosten van een vrijgezellenfeest eerlijk verdelen · Een draaiboek voor een vrijgezellenfeest van één dag of een reis
Weet bij elke boeking wie verantwoordelijk is, wat de volgende deadline is en wat wijzigen kost.
Ontdek Reveli
Houd planning, gasten, reizen en kosten bij elkaar. Binnenkort op iPhone en Android.
Reveli ↗
