Ideen von bestätigten Buchungen trennen
Ein Restaurantvorschlag im Chat ist noch keine Reservierung. Bestätigt ihn erst nach Zusage des Anbieters und speichert Name, Adresse, Uhrzeit, Personenzahl und Buchungsnummer.
Bestimmt eine Person für den Kontakt. Ein Gast kann das Restaurant organisieren, während die Hauptorganisatorin den Gruppenplan im Blick behält.
Jede Frist einzeln notieren
Die Anzahlung muss bezahlt werden, die endgültige Gästezahl muss gemeldet werden und bis zum Stornotermin lassen sich Änderungen eventuell ohne Gebühr vornehmen. Das sind drei verschiedene Termine.
Beispielsweise könnte eine Anzahlung am 1. Mai, die Gästezahl am 15. Mai und eine kostenlose Stornierung bis 10. Mai fällig sein. Diese Daten sind nur Beispiele; maßgeblich sind die Bedingungen des Anbieters.
Zahlungen richtig zuordnen
Erfasst, wer wirklich gezahlt hat und wer die Kosten trägt. Werden aus zwölf Gästen zehn, ändert die Teilnahme vor der Endabrechnung. Eine auf die Rechnung angerechnete Anzahlung darf nicht doppelt zählen.
Bei einer Auslandsreise bleiben ursprüngliche Währung und vereinbarte Umrechnung sichtbar, damit jede ihren Anteil nachvollziehen kann.
Stornierung verständlich festhalten
Vermerkt, ob die Anzahlung ganz, teilweise oder gar nicht erstattet wurde. Eine zugesagte Erstattung ist noch kein eingegangenes Geld. Aktualisiert den aktiven Plan, damit niemand zur abgesagten Aktivität fährt.
Reveli bündelt Buchungen und Fristen im Gruppenplan. Private Anreisen und Hotels bleiben im persönlichen Plan der jeweiligen Person.
Eine Buchung gut übergeben
Eine Reservierung sollte nicht nur im Postfach eines einzigen Gastes liegen. Wer das Restaurant organisiert, hält Ansprechpartner, Referenznummer, Uhrzeit, bereits gezahlte Anzahlung und nächste Frist fest. Dann kann eine Mitorganisatorin übernehmen, wenn die zuständige Person ausfällt. Vertrauliche Bestätigungsdaten bleiben nur für Personen sichtbar, die sie wirklich brauchen.
Prüft kurz vor der Feier alle Zusagen: Stimmt die Adresse, ist die Gästezahl aktuell, wird die Anzahlung von der Schlussrechnung abgezogen und braucht die Gruppe etwas Bestimmtes? Bei einer Stornierung haltet fest, welche Erstattung schon angekommen ist und welche noch aussteht. Eine abgesagte Aktivität darf nicht weiterhin wie ein gültiger Termin wirken. Ein kurzes, verlässliches Programm hilft mehr als ein ausführlicher Plan voller alter Informationen.
Weiterplanen: JGA-Kosten fair aufteilen · JGA-Ablaufplan für einen Tag oder ein Wochenende
Bei jeder Buchung sollten Zuständigkeit, nächste Frist und Stornofolgen klar sein.
