Stem de gastenlijst af met de bruid
Vraag wie zij erbij wil hebben voordat de groepschat een eigen leven gaat leiden. Sommige gasten zijn er de hele dag bij, anderen alleen bij het diner. Noteer voor- en achternaam om verwarring bij gelijke voornamen te voorkomen.
Een organisator kan iemand alvast op de lijst zetten voordat die een account heeft. Een persoonlijke uitnodiging koppelt de gast later aan die plek, zonder een tweede vermelding aan te maken.
Vertel wat iemand precies accepteert
Vermeld datum, plaats, geschatte kosten en uiterste reactiedatum. Maak onderscheid tussen vaste boekingen en ideeën. Betaalt de groep ook voor de bruid? Vertel dat voordat iemand met het budget instemt.
Een persoonlijke link werkt goed voor een gast die al op naam bekend is. Een groeps-QR-code is handig als vriendinnen samen zijn en zichzelf aanmelden. Controleer of de link op hun eigen telefoon naar het juiste feest leidt.
Vraag naar deelname per activiteit
Een simpel ja of nee is bij een meerdaags feest vaak niet genoeg. Iemand kan wel mee uit eten maar niet blijven slapen. Leg deelname aan betaalde onderdelen afzonderlijk vast en bespreek dieetwensen of toegankelijkheid privé.
Stel eerst een reactiedatum en daarna eventueel een definitieve betaaldatum. Geen antwoord is geen bevestiging. Stuur één duidelijke herinnering voordat je het definitieve aantal aan een aanbieder doorgeeft.
Houd veranderingen overzichtelijk
Komt iemand later alsnog mee? Vraag eerst of er plek is en wat haar aandeel wordt. Bij afzegging check je de annuleringsvoorwaarden voordat je terugbetaling belooft.
Reveli houdt uitnodigingen en de groep op één plek. Gebruik daarna een peiling voor openstaande keuzes en zet bevestigde boekingen in het gezamenlijke programma.
Een uitnodiging die mensen echt kunnen beantwoorden
Stel dat het programma bestaat uit lunch, een activiteit en diner. Vermeld datum en stad, geef een realistische kostenindicatie en vraag expliciet bij welke onderdelen iemand aansluit. Een gast die alleen komt eten, hoeft geen plek bij de middagactiviteit te bezetten. Vraag om antwoord vóór een concrete dag in plaats van ‘laat maar weten’. Dan kan de organisator tijdig bepalen hoeveel plaatsen er werkelijk nodig zijn.
Houd voorlopig geïnteresseerden apart van bevestigde deelnemers. Een opgestoken duim in de chat is geen toezegging om een niet-terugbetaalbare aanbetaling te delen. Vraag vóór zo'n betaling een duidelijke bevestiging aan de betrokkenen. Als een vriendin later via een tweede uitnodiging binnenkomt, moet ze haar bestaande deelname terugvinden. Loop de lijst na voordat je definitieve aantallen aan de aanbieder doorgeeft; zo voorkom je dubbele namen en onnodige kosten.
Verder plannen: Samen kiezen met peilingen voor het vrijgezellenfeest · Een vrijgezellenfeest organiseren zonder chaos
Iedere gast moet de datum, verwachte kosten, reactietermijn en volgende stap kunnen vinden.
Ontdek Reveli
Houd planning, gasten, reizen en kosten bij elkaar. Binnenkort op iPhone en Android.
Reveli ↗
